Los concesionarios de autos deben guardar todos los documentos sobre sus vehículos y empleados en su negocio. Esto incluye ventas, compras y registros de inspecciones. Tienen que conservar estos documentos por cinco años.
Es como si un chef guardara todas sus recetas y notas de cocina en un cuaderno en su cocina. Si quiere recordar cómo hacer un platillo especial, necesita tener esas notas a mano y en buen estado.
Juan tiene una concesionaria de autos y cada vez que vende un vehículo, anota todos los detalles en un libro. Si un cliente le pregunta sobre el historial de un auto que compró hace tres años, Juan puede buscar en sus registros y ofrecerle la información que necesita gracias a que ha mantenido todo ordenado.
Va. Code § 46.2-1529 - Dealer records. All dealer records regarding employees; lists of vehicles in inventory for sale, resale, or on consignment; vehicle purchases, sales, trades, and transfers of ownership; collections of taxes; titling, uninsured motor vehicle, and registration fees; odometer disclosure statements; records of permanent dealer registration plates assigned to the dealer and temporary transport plates and temporary certificates of registration; proof of safety inspections performed on vehicles sold at retail; and other records required by the Department or the Board shall be maintained on the premises of the licensed location. The Board may, on written request by a dealer, permit his records to be maintained at a location other than the premises of the licensed location for good cause shown. All dealer records shall be preserved in original form or in film, magnetic, or optical media, including microfilm, microfiche, or other electronic media, for a period of five years in a manner that permits systematic retrieval. Certain records may be maintained on a computerized record-keeping system with the prior approval of the Board. 1988, c. 865, § 46.1-547.4; 1989, c. 727; 1991, c. 712; 1995, cc. 767 , 816 ; 2000, c. 128 ; 2011, c. 791 ; 2015, c. 615 .
Deben mantener registros de ventas, compras, impuestos y verificaciones de seguridad, entre otros. Todo esto ayuda a llevar un control claro de las operaciones del negocio.
Sí, si un concesionario pide permiso por escrito, puede guardar sus documentos en otra ubicación, siempre que tenga una buena razón.
Los concesionarios deben conservar sus registros por un período de cinco años para asegurarse de que toda la información esté disponible si se necesita.
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